Administración y gestión. Caso práctico 1  

1. Pequeña organización Una empresa necesita mecanizar su trabajo administrativo mediante herramientas informáticas. El ámbito geográfico de la empresa a la que nos referimos se reduce a la planta de un edificio.

Está organizada en dos departamentos: comercial y administración. El número total de puestos de trabajo que se han de mecanizar es de 15 personas: 10 en el departamento comercial y 5 en el de administración.

Los comerciales utilizan para su gestión software ofimático con correo electrónico, con objeto de realizar mailings y propuestas comerciales a sus clientes. También utilizan una base de datos para la gestión de la cartera de clientes.

Los administrativos utilizan un paquete contable y software ofimático vinculado a la contabilidad. Tienen necesidad de imprimir formularios de gran tamaño y facturas.

Solución:

La carga de trabajo no es elevada, por tanto, con un único servidor departamental compartido por toda la empresa será suficiente.

Como los datos serán muy importantes, tendrá que elegirse un servidor tolerante a fallos o elegir un sistema de backup. Incorporaremos al servidor al menos dos discos, uno para el sistema operativo y otro para los datos de usuario.

Cuando el responsable del sistema haga backup, sólo tendrá que hacerlo con frecuencia del disco de datos. Las copias de seguridad del disco de sistema pueden espaciarse más y realizarse antes y después de hacer cambios en él.

La topología de red elegida puede ser una topología en anillo (Token Ring) entre todos los nodos de la red, puesto que las prestaciones solicitadas son moderadas. Queda claro que hay que organizar al menos dos grupos de trabajo, uno por cada departamento.

Los comerciales no deben tener acceso a la información de los administrativos, porque utilizan información reservada (nóminas, facturación, etc.). Sin embargo, las impresoras del sistema sí pueden estar compartidas por ambos grupos.

Se requiere al menos una impresora matricial de carro grande para la elaboración de facturas, albaranes y formularios de gran tamaño. Además, se necesitará una impresora para imprimir las etiquetas de los mailings del departamento comercial.

Si los componentes de este departamento utilizan correo personalizado, necesitarán una impresora de mayor calidad y de mayores prestaciones. Es posible que haga falta más de una impresora de estas características. Los dos departamentos pueden acceder a todas las impresoras.

Sin embargo, los de administración encolarán trabajos a la impresora matricial con mayor prioridad que los comerciales, mientras que en la láser interesará que sea al revés.

Las aplicaciones de los comerciales residirán en las estaciones locales, de modo que puedan realizar gestiones comerciales independientemente de que el servidor esté o no en funcionamiento.

Sin embargo, la gestión administrativa residirá en el servidor, con objeto de que esté centralizada: una única contabilidad, un único procedimiento de copia de seguridad, etcétera.